Referentie: TMMA-2025-509 - Publicatiedatum: 02/06/2025
Hier gebeurt het. Met meer dan 2000 medewerkers en meer dan 22.000 studenten is Thomas More de grootste hogeschool van Vlaanderen, een warme, internationale en bruisende community met optimale leerkansen voor elk talent. Om onze visie als duurzaam A-merk verder te realiseren zijn wij op zoek naar mensen met Lef, Enthousiasme, Focus en Vertrouwen. Geïnspireerd door deze vier waarden bieden wij je een uitdagende job binnen een dynamische onderwijsomgeving waarin vernieuwing en samenwerking cruciaal zijn, en waarin je bijdraagt aan een aangename werkomgeving voor iedereen.
Profiel en ervaring:
- Je hebt een bachelordiploma Office Management of gelijkwaardig
- Je bent communicatief, sociaal vaardig en werkt steeds klantgericht
- Je hebt minstens 8 jaar ervaring in onthaal en administratief werk
- Je bent vertrouwd met Office software, kennis van SAP, Sharepoint en Canvas zijn een plus
- Je bent discreet en werkt nauwkeurig en efficiënt
- Je bent een enthousiast, dynamisch persoon met een innovatieve ingesteldheid die zelfstandig en in een klein team kan functioneren
- Je beheerst de Engelse taal, de beheersing van de Franse taal is een pluspunt
- Je beantwoordt aan het profiel van de Thomas More-medewerker.
Inhoud van de opdracht:
Je zal deel uitmaken van het secretariaatsteam van de unit Media & Communicatie. In deze unit vind je de opleidingen Communicatie, Journalistiek, Media en Entertainment Business en Digital Experience Design, alsook hun Engelstalig equivalent en enkele voortgezette opleidingen binnen de media- en communicatiesector.
Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van het opleidingssecretariaat. Je zorgt voor een correcte en klantvriendelijke administratie, biedt ondersteuning aan studenten en docenten, en werkt nauw samen met de opleidingsmanagers. Je bent een aanspreekpunt voor studenten met vragen of problemen, en verwijst hen indien nodig correct door.
Je taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling. Tot je verantwoordelijkheden behoren o.a.:
- Dagelijkse werking van het secretariaat en opvolging van de mailbox
- Studentenadministratie: puntenverwerking, verdeling diploma’s en attesten,…
- Examenverwerking en ondersteuning bij examencommissies
- Administratieve ondersteuning bij jury’s, infodagen, onthaaldagen, events en proclamaties
- Interne communicatie via SharePoint-portalen, Teams en e-mail
- Beheer van docentenkastjes, brievenbussen, verloren voorwerpen en bergingen
- Bestellen van kantoormaterialen, Marcom-materialen en relatiegeschenken
- Opvolgen van sleutel- en cateringaanvragen
- Postverdeling (intern en extern)
- Ondersteuning bij opleidingsevents
- Beheer van de SharePoint-site van het secretariaat
- Ondersteuning bij de uitbating van het Mediacafé
Kortom: een veelzijdige en dynamische functie in een creatieve omgeving, waarin je het verschil maakt door je organisatorisch talent, klantgerichte aanpak en nauwkeurige opvolging.
Aanbod:
Aanwerving: start tussen 18/08 en 01/09/2025
Barema: ATP contractueel niveau B (volgens cao)
Plaats van tewerkstelling: Campus De Ham, Mechelen
Meer informatie m.b.t. de inhoud van de opdracht kan je verkrijgen bij caroline.demaeyer@thomasmore.be
Solliciteren (online met CV en motivatiebrief) kan tot en met 15/06/2025