Administratief medewerker dienst aankoop & facilities

Als administratief medewerker dienst aankoop & facilities, vervul je een cruciale rol in de efficiënte verwerking van de diensten aankoop & facilitair beheer. Je werkt nauw samen met het management van de diensten aankoop en facillitair beheer om ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten gestroomlijnd en effectief worden uitgevoerd.

Wat ga je doen?

• Je beheert het proces voor het agenderen van nota's van de afdelingen Aankoop en Facilities voor het Directiecomité, met inbegrip van het verzamelen, verwerken/opvolgen en archiveren van relevante documentatie.
• Je coördineert en communiceert met interne belanghebbenden om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke informatie tijdig beschikbaar is voor het agenderen van notulen.
• Je assisteert bij agenda-beheer, waaronder het plannen van vergaderingen, afspraken en het voorbereiden van benodigde documentatie.
• Je stelt gedetailleerde vergaderverslagen op waarin belangrijke beslissingen, actiepunten en discussiepunten helder worden vastgelegd.
• Je staat in voor het opvolgen van o.a. facilitaire contracten, zoals die voor mobiele telefonie en leasing, inclusief het beheren van administratieve taken, vernieuwingen en het onderhouden van contacten met leveranciers.
• Administratieve opvolging van overuren van medewerkers, inclusief het rapporteren van deze uren aan het management behoort tot je takenpakket.

Wie zoeken we?

• Je hebt ervaring in een administratieve omgeving.
• Je hebt een bachelor diploma of gelijkgesteld door ervaring.
• Je bent proactief en probleemoplossend.
• Je bent plan- en resultaatsgericht.
• Je bent loyaal en integer.
• Je bent flexibel en werkt graag in teamverband.
• Je bent zeer communicatief en klantvriendelijk.
• Je bent vertrouwd met de courante ICT toepassingen ( Word, Excel, Outlook,…).

Wat mag je verwachten?

• Een voltijds bediendecontract voor onbepaalde duur.
• Je job met impact gaat gepaard met een motiverend loonpakket (IFIC 12) en tal van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering en verzekering gewaarborgd inkomen.
• Work-lifebalance is voor ons van groot belang. Ga je voltijds bij ons aan de slag? Dan kan je genieten van 40 vakantiedagen.
• Als universitair ziekenhuis bieden we talloze opleidingsmogelijkheden om je talenten verder te ontwikkelen.
• We ontzorgen jou en je gezin met verschillende kinderopvangmogelijkheden en een ruime, gratis personeelsparking
• Je kan gebruikmaken van een rijk aanbod aan gratis sportactiviteiten en -ondersteuning dankzij onze erkenning als Sportbedrijf.
• Als topper in jouw vakgebied pas je perfect bij ons als Top Employer.
• En nog veel meer! Ontdek alle voordelen van werken bij het UZA hier.

Interesse om deel uit te maken van ons team?

Solliciteer dan voor deze vacature voor 15 maart 2024.

Voor meer informatie over de functie inhoud kan je terecht bij Inge Van den bussche, stafmedewerker aankoop en facility, via 03 821 12 01

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Sigrid Lenaerts, HR medewerker, via 03 821 51 92