Facility & Operations Coordinator Retail & Regional Offices

Hasselt * Fulltime * Bachelor

Dit doe je

• Als onmisbare schakel in het Retail team zal je instaan voor het technisch en operationeel beheer van de retail projecten bij Matexi. In eerste instantie op Quartier Bleu, het grootste retail project van Matexi, maar daarnaast ook op diverse andere lopende én toekomstige retail projecten.
• Dankzij je organisatieskills en je zin voor priority management kan je zelfstandig operationele zaken opnemen met de betrokken partijen. Je volgt daarbij ook het contract management nauw op.
• Zin voor procesoptimalisatie & initiatief moedigen wij graag aan bij Matexi.
• Ook budgetopvolging en rapportering rond de lopende retail projecten behoren tot jouw verantwoordelijkheden, waarbij je nauw samenwerkt met de Retail Manager en de Project Controller.
• Je bent verantwoordelijk voor het Facilitair Beheer van 6 kantoren
• Ten slotte rekenen we op jou om je collega’s te ondersteunen bij het organiseren van retail gerelateerde marketingactiviteiten.

• Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden en taken:
  • Opvolgen van technische punten bij oplevering van retailunits;
  • Toezien op correcte inbouw huurders en opvolging Technical Termsheet;
  • Opstellen, prioriteren en bewaken van de status van openstaande contractbeheerzaken;
  • Organiseren van en/of deelnemen aan diverse technische overleggen, het opstellen van rapportages in de vorm van “to-do” lijsten (wat, wie, wanneer, prioriteit, status), bijhouden en opvolgen van deze to-do lijsten
  • Opvolgen en monitoren van technische storingen
  • Prijsoffertes opvragen bij diverse aannemers, hun werken opvolgen en beheren, voorlopige en definitieve opleveringen organiseren, documentatie (as-built plannen, technische fiches, ...) controleren en bewaren in dataroom
  • Waken over orde en netheid van onze site(s)
  • Het opbouwen van een uitstekende relatie met de verschillende stakeholders (Stad, AGB, APCOA, Syncura, Brandweer, …) met het oog op een vlotte en doelgerichte samenwerking
  • Het opvolgen van verzekeringsdossiers
  • Opvolging van de voltooiing van de dataroom met betrekking tot technische documenten: PID, testcertificaten, verzekeringscertificaten,…
  • Opstellen en opvolgen van onderhoudsplanning, -contracten en budgetten
  • Opstellen en opvolgen van rampenplanning en -scenario
  • Registratie en opvolging van technische incidenten
  • Controle en voortdurende monitoring van “Soft Services” leveranciers (cleaning/security/afvalbeheer)
  • Verantwoordelijk voor projectmanagement inclusief benodigde vergunningen, ontwerp, controle en implementatie van de goedgekeurde projecten met volledige kosten- en deadlineverantwoordelijkheid, evenals coördinatie van alle interne en externe partijen die bij het project betrokken zijn
  • Aanleveren van rapportagegegevens uit de bouw/FM-omgeving in daarvoor geschikte bedrijfssystemen;
  • Het verstrekken van belangrijke benchmarks van onze vastgoedportefeuille;
  • Verantwoordelijk beheer van alle onderhouds- en reparatieprocessen, evenals energiebeheer en administratie van bouwdocumenten;
  • Facilitair beheer van een 6-tal Matexi kantoren

Dit ben je

• Technisch(e) skills/inzicht zijn belangrijk
• Klantgericht
• Probleemoplossend denker met hands-on mentaliteit
• Nauwkeurig en gedreven
• Goede communicator
• NL – basis FR & EN
• Bereid om je sporadisch te verplaatsen naar andere regio’s

Dit krijg je

• Autonomie & flexibiliteit
• Collega’s met expertise en goesting om dingen aan te pakken
• Een opleidings- en ontwikkelingstraject op jouw maat via de Matexi Academy
• Nooit een saaie werkdag, en genoeg vrije dagen om je batterijen op te laden
• Een job in een gezond bedrijf: Matexi is marktleider met een sterke visie

Dit zijn wij

Sinds zijn oprichting in 1945 biedt Matexi aan iedereen de kans om een betaalbare, duurzame en kwaliteitsvolle woning aan te schaffen. Onder het motto ‘Welkom in de buurt’ creëert Matexi buurten die inspireren om samen meer van het leven te maken.

Matexi heeft kantoren in elke Belgische provincie, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het Groothertogdom Luxemburg en in Warschau (Polen). Met ruim 350 medewerkers ontwikkelt Matexi momenteel 600 buurten in 300 steden en gemeenten. Matexi realiseert zo meer dan 1500 woningen en appartementen per jaar.

Vragen?

Neem dan gerust contact met ons op! Florence Santens - Senior HR BP - 0471 12 93 56

Bij Matexi staat teamwork centraal. Iedere mening telt. Daarom hechten wij veel belang aan identiteit en diversiteit, zodat ook jij als uniek individu kan meewerken aan inspirerende buurten.