Office Manager

Cantillana is een Belgische producent van kant-en-klare mortels, tegellijmen, verven, pleisters en gevel-isolatiesystemen.

Behorend tot de Holcim-groep met productiesites in België , Frankrijk, Nederland en Duitsland, is Cantillana een gevestigde waarde bij aannemers en bouwprofessionals.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de dagelijkse kantooractiviteiten en het bieden van ondersteuning aan het managementteam.  De rol omvat zowel administratieve als operationele verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat het kantoor en het management soepel functioneert en zo bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Facilitair Beheer:

• Coördineren van kantoorfaciliteiten en -voorzieningen, zoals kantoorbenodigdheden, meubilair en apparatuur.
• Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners voor kantooronderhoud en -reparaties.
• Toezicht houden op de netheid en organisatie van het kantoor.

Administratieve Ondersteuning:

• Beheren van de agenda's van het management en het plannen van vergaderingen, evenementen en reizen.
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief e-mails en post.
• Opstellen, bewerken, formatteren en archiveren van documenten, rapporten en presentaties.
• Ondersteunen bij de verwerking van facturen, onkostendeclaraties en boekhoudkundige taken.
• Organiseren en notuleren van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en het distribueren van notulen naargelang de noodzaak.
• Assisteren bij projectcoördinatie door het bijhouden van projectdocumentatie en deadlines.
• Ondersteunen bij het opstellen van projectrapporten en presentaties.

Personeelszaken:

• Assisteren bij werving en selectieprocessen, zoals het plaatsen van vacatures en het inplannen van sollicitatiegesprekken.
• Onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief het verzorgen van de benodigde documentatie en introductieprogramma's.
• Bijhouden van verlof- en vakantiedagen, en ondersteunen bij HR-gerelateerde activiteiten.

Receptie:

• Verwelkomen van bezoekers en fungeren als het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken.
• Professioneel en vriendelijk afhandelen van vragen van externen en medewerkers.

Procesmanagement:

• Optimaliseren van operationele processen om de productiviteit en efficiëntie over de verschillende diensten te verhogen.
• Identificeren van mogelijkheden voor kostenbesparing en procesverbetering.

Compliance en Beveiliging:

• Naleven van bedrijfsbeleid en -procedures.
• Beheren van de beveiliging van het kantoor, inclusief toegangscontrole en naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.

Profiel

• Minimaal een diploma middelbaar onderwijs; een relevante opleiding in office management is een pluspunt.
• Bewezen ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van Office en basis boekhoudkundige kennis.
• Talen: Nederlands, Frans (kennis), Engels (kennis), Duits (noties)
• Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
• Proactieve en flexibele houding met de mogelijkheid om snel te schakelen tussen verschillende taken.
• Klantgerichte houding en professionele uitstraling.
• Discretie en integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Deze functiebeschrijving kan worden aangepast aan de specifieke behoeften en verwachtingen van jouw organisatie. Het benadrukt de belangrijkste verantwoordelijkheden en vereisten voor een succesvolle office manager.

Aanbod

• Maaltijdcheques
• Eco-cheques
• Laptop
• Groepsverzekering ten laste van de werkgever
• Hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever
• Mogelijkheid tot homeworking volgens de geldende policy