Syntra AB is een door het Vlaamse Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) erkend opleidingsinstituut met drie campussen: Antwerpen, Mechelen en Leuven. De hoofdzetel is gevestigd te Berchem. Wij bieden via een gespecialiseerd netwerk van docenten en adviseurs een breed gamma van opleidingen aan.
Ter vervanging van een collega die in zwangerschapsrust gaat werven wij aan:
Onthaal- en administratief medewerker (tijdelijk)
Functie: Onthaal- en administratief medewerker (gesubsidieerde opleidingen):
Je functie bestaat grotendeels uit onthaal gerelateerde taken, in combinatie met cursus gerelateerde administratieve taken.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor cursisten op de campus en staat onder meer in voor de baliepermanentie, balieadministratie, inschrijvingen, attesten, getuigschriften, …
- Je beantwoordt de vragen die toekomstige en bestaande cursisten via mail, telefonisch of via direct contact stellen.
- Je onthaalt cursisten, bezoekers en klanten op de campus en helpt hen de weg zoeken in het gebouw.
- Je informeert en adviseert kandidaat-cursisten bij hun praktische vragen.
- Je werkt in ons CRM systeem, gebaseerd op Microsoft Dynamics .
- Naast de onthaaltaken, verzorg je ook een aantal administratieve taken. Dat houdt onder andere in: inschrijvingen verwerken, opvolgen van docentencontracten, opvolgen van klasagenda's, lokaalplanning en sleutelbeheer, getuigschriften en diploma's, ...
- Je bent verantwoordelijk voor de docentenadministratie (contracten, lesprestaties…) in jouw sectoren.
- Je staat in voor het eerstelijnsonthaal van cursisten en docenten.
Profiel:
- Je bent zeer communicatief ingesteld, zowel mondeling als schriftelijk. Zowel naar cursisten, collega’s, klanten als naar docenten toe maak je er een punt van iedereen op ieder moment goed te informeren over je bezigheden.
- Je bent ordelijk, nauwkeurig, correct en stipt bij administratieve taken.
- Je bent klantvriendelijk, assertief, flexibel en commercieel ingesteld, kennis van onthaal- en telefoonetiquette is een belangrijk voordeel.
- Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband werken zijn zeer belangrijk voor jou.
- Je werkt vlot met PC en hebt een goede kennis van MS-Office, voornamelijk van Word, Excel en Outlook. Je bent vertrouwd met internettoepassingen. Liefst heb je reeds ervaring met Microsoft Dynamics of CRM-toepassingen.
- Je werkt in een systeem van 40 uren per week met 12d arbeidsduurvermindering per maand. Gezien ons ruim aanbod aan avondopleidingen werk je op donderdag van 14u15 tot 22u45 en een tweede dag van 11u tot 19.30u (tweede dag enkel tijdens de piekperiodes in september en oktober). De andere dagen werk je met normale daguren (8u à 8.30u - 16.30u à 17u) en af en toe op zaterdagvoormiddag.
Ons aanbod:
- Een voltijds (80% of 90% is bespreekbaar) contract voor bepaalde duur tot en met 31/12/2024.
- Een uitdagende job in een groeiende organisatie.
- Een hecht team, die jou met open armen zullen ontvangen.
- Een correcte verloning met diverse extralegale voordelen (groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, ...) en een aantrekkelijke vakantieregeling.
- Je uitvalsbasis in campus Antwerpen, vlak naast het station van Berchem, is zeer vlot bereikbaar via verschillende vormen van openbaar vervoer (abonnement mogelijk). Kom je met de wagen of de fiets? Dan voorzien we een (ondergrondse) parkeerplaats.
- Kwaliteiten zijn voor ons belangrijker dan leeftijd, geslacht, geaardheid, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.