Administratief medewerker Mobility Online (40%)

Ben je maatschappelijk geëngageerd, ondernemend en denk je al eens out-of-the box? Dan ben je welkom bij UCLL, de hogeschool van de moving minds.

Met inspirerend en kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en dienstverlening brengen we mensen en ideeën in beweging in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten.

Word jij onze nieuwe moving mind? Wij zoeken een enthousiaste collega die aan de slag wil als

Administratief medewerker Mobility Online (Programma Management) – 40%

Deze vacature kan gecombineerd worden met andere vacatures van UCLL (bv. Student journey officer International Degree Programs 50%)

Takenpakket

• Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen van de administratieve processen van studentenmobiliteiten binnen het programma Management.
• Het gaat over korte en lange mobiliteiten, zowel voor studenten van UCLL die naar het buitenland gaan als studenten uit het buitenland die naar UCLL komen.
• Je volgt in nauwe samenwerking met de International Officers de studenten op doorheen hun administratie in ons online platform, Mobility Online (aanvragen nakijken en goedkeuren, nomineren bij partnerinstellingen, learning agreements opvolgen en goedkeuren, doorgeven van punten, …). Je volgt dit zo nauwkeurig mogelijk op, maar probeert ook ad hoc oplossingen te bedenken in veranderende situaties.
• Je verzorgt de communicatie met de partnerinstellingen en de studenten en beheert de mailboxen die met de mobiliteiten te maken hebben.
• Je bent een brugfiguur tussen het International Office en de opleidingen van het programma en het aanspreekpunt in verband met de administratieve processen in Mobility Online.
• Je denkt mee na om de administratieve processen rond studentenmobiliteiten vorm te geven en te optimaliseren, en helpt bij de uitvoering ervan. Hierin werk je samen met de Partner Internationalisering van het programma, het International Office en andere collega’s binnen UCLL.
• Je werkt voor de opleidingen van het programma Management. Hierbij ben je voornamelijk gebaseerd op campus Proximus (Leuven), maar je werkt ook nauw samen met de collega’s en studenten van campus Diepenbeek.
  
  

Profiel

• Je hebt minimum een professioneel bachelordiploma.
• Je beschikt over een goede (geschreven en gesproken) kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je kan zelfstandig en proactief werken. Hierbij kan je ook snel en effectief problemen identificeren en oplossen, en ben je organisatorisch sterk in het beheren van meerdere taken en projecten tegelijkertijd.
• Je bent klantgericht met een sterke focus op het bieden van uitstekende service aan studenten en andere belanghebbenden.
• Je bent resultaatsgericht met oog voor detail en respect voor deadlines, maar ook flexibel om je aan te passen aan veranderende omstandigheden.
• Je bent digitaal vaardig en beschikt over en uitstekende kennis van tools als Excel en Microsoft Office, en bent in staat om nieuwe technologieën snel te leren en te implementeren.
• Je kan goed samenwerken met alle betrokkenen collega’s en bent goed in het opbouwen en onderhouden van relaties met studenten, partnerinstellingen en collega’s binnen UCLL. 
  
  

Aard van de betrekking en bezoldiging

• 40% overeenkomst als contractueel bediende, voor onbepaalde duur. Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden.
• Indiensttreding op 15 september 2025. 
• Verloning cfr. het officieel barema B11. 
• De mogelijkheid om tot maximaal 10 jaar nuttige beroepservaring mee te nemen cfr. het anciënniteitsbeleid van UCLL.
• Standplaats: Campus Proximus, Heverlee
• Je krijgt ruimte om jezelf verder te ontwikkelen: zowel via het uitgebreide interne opleidingsaanbod voor medewerkers als via externe opleidingsmogelijkheden.
• Verder bieden we:
• 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),
• een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,
• een laptop (vanaf 40% opdracht),
• een mooi aantal vakantiedagen,
• kortingen via Samen Aankoop,
• een Lerarenkaart,
• en de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief.
• Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website

Deze functie kan voor benoeming in aanmerking komen op termijn volgens de geldende regels en procedures.

Interesse?

Solliciteren kan enkel via cv warehouse en dit tot en met 15/8/2025.

De selectie doorloopt volgende stappen: selectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een selectiegesprek.

Voor meer informatie kan je terecht bij Femke Sterckx, Partner internationalisering programma Management (femke.sterckx@ucll.be).

Meer informatie over de missie en strategische prioriteiten van de hogeschool vind je op www.ucll.be.

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten, ongeacht gender, leeftijden, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.