Office Manager

Bij Smartmat maken we beter eten gemakkelijk.

Wij zijn de onderneming achter de sterke merken Foodbag.be (dé Belgische maaltijdbox) en 15gram.be (de populairste kookblog van Vlaanderen). Met een passie voor kwaliteit en gezonde voeding leveren we maaltijdboxen en verse ingrediënten rechtstreeks aan huis. We geloven in duurzaamheid, lokaal geteelde producten en het creëren van heerlijke, voedzame gerechten.

Om ons verhaal en onze producten nog beter te delen met de wereld, zijn we op zoek naar een getalenteerde Office Manager die van ons kantoor een warme, georganiseerde en efficiënte plek maakt.

Hoe ziet jouw dag eruit als Office Manager?

• Ochtendcheck: Je begint de dag met het openen van de Office-inbox en stelt op basis daarvan een prioriteitenlijst op. Daarnaast zorg je ervoor dat het kantoor er altijd piekfijn uitziet. Je controleert de netheid en stemt af met de schoonmaak-, afval- en plantendienst.
  
• Kantoorbeheer: Jij bent het centrale aanspreekpunt voor alles wat met het kantoor te maken heeft. Je zit aan de balie en bent de eerste persoon die collega’s, klanten en leveranciers zien wanneer ze binnenkomen. Je ontvangt hen met een glimlach en zorgt ervoor dat pakketjes, stalen, leveringen en post correct worden opgevolgd. Geen detail ontsnapt aan jouw aandacht.
  
• Onboarding & Offboarding: Wanneer er nieuwe collega’s, stagiairs of studenten starten, werk je samen met het HR Team om hun onboarding vlot te laten verlopen. Je zorgt ervoor dat alles klaarstaat voor hun eerste werkdag, van toegang tot tools tot een warm welkom. Als iemand het bedrijf verlaat, zorg jij ook voor een goed afscheid.
  
• Aankopen & Voorraadbeheer: Je regelt aankopen van kantoormateriaal, volgt bestellingen op en beheert de voorraad voor verschillende teams. Je houdt de facturatie bij en waakt over het budget, zodat alles efficiënt én binnen de lijnen verloopt.
  
• Technische en nutsvoorzieningen: Je houdt alles in de gaten wat te maken heeft met telefonie, internet en elektriciteit. Als er een probleem is met bijvoorbeeld Telenet, weet jij precies wie je moet contacteren om het op te lossen.
  
• Kantoorruimtes: Jij hebt contact met de verhuurders van onze kantoren en denkt mee over de inrichting van bestaande en nieuwe ruimtes.
  
• Sfeer en teamactiviteiten: Naast je operationele taken breng je ook sfeer op de werkvloer. Je organiseert interne events en ondersteunt het feestcomité bij teammomenten, zoals ontbijten, business updates, afterworks en kerstfeestjes.
  
  

Wie zoeken we?

• Een ondernemende teamplayer die ownership neemt en initiatief toont
• Iemand die werk ziet nog voor het gevraagd wordt en graag vooruit denkt
• Een warme en gastvrije collega die structuur brengt in een dynamische omgeving
• Iemand met ervaring in office of facility management is een plus
• Je werkt georganiseerd, zelfstandig en denkt in oplossingen
• Je bent beschikbaar voor een voltijdse functie
• Je bent betrokken bij beide kantoren in Gent (Dok Noord) & Antwerpen (PAKT) en flexibel om daar aanwezig te zijn wanneer nodig
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands. Kennis van het Engels is mooi meegenomen
  
  

Wat bieden we je aan?

• Geweldig leuke collega’s die ook na de werkdag graag eens blijven hangen voor een gezellig drankje
• We verwachten je meestal op kantoor, maar je krijgt de flexibiliteit om eens vroeger te vertrekken of een afspraak tijdens de dag te regelen - zolang de balans klopt
• Ons hoofdkantoor is in Gent (Dok Noord), en af en toe werk je ook vanuit ons kantoor in Antwerpen (PAKT)
• Zin in een workation? Dat kan! Je mag tot wel 10 dagen per jaar werken vanuit je favoriete vakantieplek 
• 29 verlofdagen (20 wettelijke dagen + 9 ADV-dagen bij een werkweek van 38 uur) om helemaal op te laden
• Natuurlijk, een aantrekkelijk loon dat marktconform is 
• Maaltijd- en ecocheques om het extra leuk te maken
• Gsmbudget met abonnement én een laptop, zodat je altijd goed uitgerust bent voor het werk
• Hospitalisatie- en ambulante zorgverzekering, zodat je altijd gerust bent bij medische zorgen
• Een ambitieuze en dynamische werkomgeving die volop in beweging is. Hier krijg je de kans om je talenten verder te ontwikkelen
• En voor de echte foodies: korting bij Foodbag! Zo kan je ook thuis genieten van onze heerlijke recepten en producten
  
  

Bij Smartmat staan we voor diversiteit en inclusie.
We verwelkomen sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten, ongeacht hun achtergrond, geslacht, leeftijd, beperkingen, religie of seksuele geaardheid. Sluit je aan bij ons team en help ons om beter eten makkelijk te maken!